Политика ООО «ВЭДНЕКС» в отношении обработки персональных данных

Кратко о главном

ООО «ВЭДНЕКС» получает персональные данные, когда посетитель направляет обращение через сайт, связывается с компанией или передаёт материалы для предварительного анализа задачи.

Мы используем эти сведения только для того, чтобы:

рассмотреть обращение;
связаться с отправителем;
уточнить задачу;
подготовить ответ, расчёт или коммерческое предложение;
провести переговоры о возможном сотрудничестве и заключении договора;
обеспечить корректную и безопасную работу сайта.

Мы не продаём контактные данные, не публикуем их в открытом доступе и не используем для рекламных рассылок без отдельного правового основания или отдельного согласия.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика определяет порядок обработки и защиты персональных данных Обществом с ограниченной ответственностью «ВЭДНЕКС» (далее — Оператор, VedNex, Компания).

1.2. Политика применяется к персональным данным, которые Оператор получает:

через сайт https://vednex.ru и размещённые на нём формы;
из обращений по электронной почте и телефону;
из документов и материалов, добровольно направленных пользователем;
при использовании файлов cookie и сервиса веб-аналитики «Яндекс Метрика»;
в ходе последующего общения по направленному обращению.

1.3. Политика подготовлена в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и иными применимыми требованиями законодательства Российской Федерации.

1.4. Политика распространяется на посетителей сайта, представителей потенциальных и действующих клиентов, партнёров и иных лиц, которые обращаются в VedNex.

1.5. Предоставление персональных данных через форму является добровольным. Без контактных данных Компания может не иметь возможности ответить на обращение.

2. Сведения об Операторе

Полное наименование: Общество с ограниченной ответственностью «ВЭДНЕКС»
Сокращённое наименование: ООО «ВЭДНЕКС»
ОГРН: 1267700273631
ИНН: 9728177112
КПП: 772801001
Юридический адрес: 117342, г. Москва, вн. тер. г. муниципальный округ Коньково, ул. Бутлерова, д. 17Б, помещ. 1Б/2/5
Электронная почта: info@vednex.ru
Телефон: +7 (925) 998-38-06
Сайт: https://vednex.ru

Обращения по вопросам обработки персональных данных можно направлять на электронную почту info@vednex.ru с темой письма «Персональные данные».

3. Какие данные может получать VedNex

В зависимости от способа обращения Оператор может обрабатывать следующие сведения:

3.1. Данные, которые пользователь сообщает самостоятельно

имя, фамилия и отчество, если они указаны;
номер телефона;
адрес электронной почты;
наименование организации;
должность;
текст обращения;
сведения о товаре, поставке, маршруте, договоре или иной задаче;
сведения, содержащиеся в приложенных документах и материалах;
иные данные, добровольно сообщённые пользователем в связи с обращением.

3.2. Технические данные

При использовании сайта могут автоматически обрабатываться:

IP-адрес;
дата и время посещения или отправки формы;
адрес посещённой страницы;
сведения о браузере, операционной системе и типе устройства;
технические журналы работы сайта;
файлы cookie;
сведения о действиях пользователя на сайте, собираемые с помощью «Яндекс Метрики» (раздел 9).

3.3. Какие данные сайт не предназначен собирать

VedNex не просит направлять через форму:

сведения о здоровье, национальности, политических или религиозных взглядах и иные специальные категории персональных данных;
биометрические персональные данные;
паспортные данные, сведения о банковских картах и иные данные, не требующиеся для рассмотрения обращения;
документы и сведения, не относящиеся к поставленной задаче.

Если такие данные были направлены без необходимости, Оператор вправе удалить их либо запросить документ без избыточных сведений.

4. Цели и основания обработки

4.1. Рассмотрение обращения и обратная связь

Цели:

получение и регистрация обращения;
связь с отправителем;
уточнение исходных данных;
предварительный анализ задачи;
подготовка ответа, расчёта или коммерческого предложения;
обсуждение условий возможного сотрудничества.

Обрабатываемые данные: контактные данные, сведения о компании, текст обращения, приложенные документы и технические сведения об отправке формы.

Основание: согласие пользователя на обработку персональных данных.

4.2. Переговоры, заключение и исполнение договора

Если общение переходит к переговорам или заключению договора, данные могут обрабатываться для:

подготовки и согласования условий договора;
проверки полномочий представителей сторон;
исполнения обязательств;
деловой переписки и документооборота;
урегулирования вопросов, связанных с исполнением договора.

Основанием обработки могут выступать действия по инициативе субъекта до заключения договора, заключение и исполнение договора, а также требования законодательства Российской Федерации.

4.3. Работа и безопасность сайта

Технические данные могут использоваться для:

корректной загрузки и работы страниц;
защиты сайта от злоупотреблений и технических атак;
диагностики ошибок;
подтверждения факта отправки формы и получения согласия.

4.4. Анализ посещаемости

При использовании «Яндекс Метрики» данные о посещениях обрабатываются для:

оценки посещаемости сайта;
понимания того, какие страницы и материалы полезны посетителям;
улучшения структуры, содержания и технической работы сайта.

Данные формы, номера телефонов, адреса электронной почты, тексты обращений и содержимое приложенных файлов не должны передаваться в «Яндекс Метрику».

5. Принципы обработки

VedNex придерживается следующих принципов:

обрабатывает данные законно и добросовестно;
заранее определяет понятные цели обработки;
не собирает больше данных, чем необходимо;
не использует данные несовместимо с заявленными целями;
принимает меры для поддержания данных в актуальном состоянии;
ограничивает срок хранения;
обеспечивает конфиденциальность и безопасность данных;
прекращает обработку и удаляет данные после достижения целей, если отсутствует другое законное основание для хранения.

6. Как осуществляется обработка

6.1. Обработка может выполняться с использованием средств автоматизации и без них.

6.2. Оператор может совершать с персональными данными следующие действия:

сбор;
запись;
систематизацию;
накопление;
хранение;
уточнение и обновление;
извлечение;
использование;
предоставление доступа уполномоченным лицам;
передачу лицам, обрабатывающим данные по поручению Оператора;
блокирование;
удаление;
уничтожение.

6.3. Доступ к данным получают только работники и привлечённые специалисты, которым он необходим для рассмотрения обращения, подготовки ответа, исполнения договора, работы сайта или выполнения требований законодательства.

6.4. Оператор может поручить техническую обработку данных организациям, обеспечивающим:

размещение и техническую поддержку сайта;
работу корпоративной электронной почты;
хранение обращений и документов;
работу CRM или иной системы учёта;
информационную безопасность;
веб-аналитику.

Такие лица обрабатывают данные в пределах поручения Оператора и обязаны соблюдать конфиденциальность и требования к защите персональных данных.

6.5. Оператор не передаёт персональные данные неопределённому кругу лиц и не продаёт их.

6.6. Передача государственным органам допускается только в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

7. Документы и материалы, приложенные к обращению

7.1. Для предварительного анализа задачи пользователь может приложить коммерческие предложения, спецификации, инвойсы, договоры, технические описания и другие материалы по поставке.

7.2. VedNex использует такие материалы только для рассмотрения обращения, подготовки ответа и последующей работы по согласованной задаче.

7.3. Если в документах содержатся персональные данные других лиц, пользователь должен иметь законное основание для их передачи VedNex.

7.4. Рекомендуется направлять только те сведения, которые действительно необходимы для анализа задачи, и по возможности исключать из документов избыточные паспортные, банковские и иные личные данные.

7.5. VedNex не публикует полученные документы и не использует содержащиеся в них сведения для рекламы.

8. Сроки хранения и удаление данных

8.1. Данные обращения, которое не привело к заключению договора, хранятся до достижения целей обработки, но, как правило, не более 12 месяцев с даты последнего содержательного взаимодействия с пользователем.

8.2. Если по результатам обращения заключён договор или возникли иные правоотношения, данные могут храниться в течение срока действия таких отношений и далее в сроки, установленные законодательством Российской Федерации и внутренними правилами хранения документов.

8.3. Технические сведения, подтверждающие факт отправки формы и получения согласия, могут храниться в течение срока, необходимого для подтверждения правомерности обработки и защиты законных интересов Оператора, но не более трёх лет после прекращения соответствующей обработки, если более длительный срок не предусмотрен законом.

8.4. После достижения цели обработки данные удаляются или уничтожаются в срок, установленный законодательством, если отсутствует другое законное основание для их хранения.

8.5. При отзыве согласия Оператор прекращает обработку и, если сохранение данных больше не требуется, уничтожает их в срок, не превышающий 30 дней со дня получения отзыва.

8.6. Если немедленное уничтожение технически невозможно, данные блокируются и уничтожаются в установленный законом срок.

9. Файлы cookie и «Яндекс Метрика»

9.1. Сайт может использовать технически необходимые файлы cookie, без которых отдельные функции сайта могут работать некорректно, а также аналитические файлы cookie, используемые для сбора статистики посещаемости (пп. 9.2–9.5).

9.2. Для анализа посещаемости может использоваться сервис «Яндекс Метрика», предоставляемый ООО «ЯНДЕКС» (г. Москва, ул. Льва Толстого, д. 16).

9.3. «Яндекс Метрика» может получать сведения об активности на сайте, IP-адресе, файлах cookie, устройстве, браузере, операционной системе, посещённых страницах и совершённых действиях.

9.4. В отношении данных посетителей сайта VedNex является оператором персональных данных, а Яндекс действует по поручению VedNex в пределах условий использования сервиса.

9.5. Информация об использовании аналитических cookie предоставляется посетителю в краткой и доступной форме через уведомление на сайте. Сбор статистики начинается при открытии сайта. Нажатие кнопки «Понятно» подтверждает ознакомление с уведомлением; пользователь может ограничить использование файлов cookie в настройках браузера (п. 9.6).

9.6. Пользователь может изменить настройки cookie в браузере. Ограничение cookie может повлиять на работу отдельных функций сайта.

9.7. Вебвизор и другие функции аналитики должны быть настроены таким образом, чтобы не записывать и не передавать:

имя;
номер телефона;
адрес электронной почты;
содержание обращения;
сведения из приложенных файлов;
иные данные, позволяющие напрямую идентифицировать пользователя.

9.8. Подробнее об обработке данных Яндексом можно узнать в Политике конфиденциальности Яндекса.

10. Хранение данных на территории Российской Федерации

При сборе персональных данных граждан Российской Федерации через сайт Оператор обеспечивает их запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение и извлечение с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, за исключением случаев, прямо предусмотренных законодательством.

11. Защита персональных данных

VedNex принимает необходимые правовые, организационные и технические меры, в том числе:

ограничивает круг лиц, имеющих доступ к данным;
предоставляет доступ только в объёме, необходимом для выполнения задач;
использует защищённое соединение при передаче данных через сайт;
применяет средства авторизации и разграничения доступа;
контролирует доступ к почте, системам хранения и учётным записям;
выполняет резервное копирование, когда это необходимо;
устанавливает требования конфиденциальности для работников и подрядчиков;
проверяет настройки сайта и сервисов аналитики;
принимает меры для выявления и устранения инцидентов.

12. Права пользователя

Пользователь вправе:

узнать, обрабатывает ли VedNex его персональные данные;
получить сведения о целях, способах и сроках обработки;
потребовать уточнения неточных или устаревших данных;
потребовать блокирования или удаления данных, если они обрабатываются незаконно либо больше не нужны;
отозвать согласие на обработку;
потребовать прекращения обработки, если для её продолжения отсутствует другое законное основание;
обжаловать действия Оператора в Роскомнадзор или в суд.

Для защиты прав Оператор может запросить сведения, позволяющие подтвердить личность заявителя и установить, к каким данным относится обращение.

13. Отзыв согласия и обращения по персональным данным

13.1. Пользователь может отозвать согласие или направить другой запрос:

по электронной почте: info@vednex.ru;
по адресу: 117342, г. Москва, вн. тер. г. муниципальный округ Коньково, ул. Бутлерова, д. 17Б, помещ. 1Б/2/5.

13.2. В обращении рекомендуется указать:

имя;
контактный адрес электронной почты или номер телефона, использованный при обращении;
суть требования;
сведения, позволяющие найти соответствующее обращение.

13.3. Рекомендуемая тема письма:

Отзыв согласия на обработку персональных данных

13.4. Отзыв согласия не влияет на законность обработки, выполненной до его получения.

13.5. В отдельных случаях Оператор вправе продолжить обработку без согласия, если это прямо допускается законодательством Российской Федерации, например для исполнения договора, выполнения установленной законом обязанности или защиты законных прав.

14. Обновление Политики

14.1. VedNex может обновлять Политику при изменении законодательства, состава сервисов или порядка обработки данных.

14.2. Актуальная редакция всегда размещается на сайте https://vednex.ru.

15. Контактная информация

По вопросам обработки и защиты персональных данных:

ООО «ВЭДНЕКС»
Адрес: 117342, г. Москва, вн. тер. г. муниципальный округ Коньково, ул. Бутлерова, д. 17Б, помещ. 1Б/2/5
Электронная почта: info@vednex.ru
Телефон: +7 (925) 998-38-06